Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

 

Päiväkoti Mi Casita ry:n tietosuojaseloste

Rekisterin tiedot

  1. Rekisterin nimi
    Päiväkoti Mi Casita ry:n asiakasrekisteri
  2. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot ja tämän edustaja
    Päiväkoti Mi Casita ry

Y-tunnus: 1065566-8
Osoite: Maistraatinkatu 1, 00240 Helsinki
Puhelin: +358 (0)44 063 3944

Sähköposti: info(at)micasita.fi

Vastuuhenkilö: Heidy Ensenat, päiväkodin johtaja

  1. Rekisterin sisältö ja kerääminen

Päiväkodin ja esikoulun asiakkaiden (lapsi ja vanhemmat) välttämättömistä perustiedoista koostuva asiakasrekisteri. Henkilötiedot kerätään asiakkailta pääosin hakemustietoina sähköisen hakemuksen lapsen huoltajilta sekä päivähoito- tai esikoulusopimuksen yhteydessä. Huoltajat ovat sopimuksessa allekirjoituksellaan vahvistaneet tietojen paikkansapitävyyden.

  1. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisteröidyt ovat päiväkodin asiakkaita. Henkilötietojen käsittelyn yleisenä perusteena päiväkotiyhdistyksellä on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan päiväkodille antama toimeksianto tai päiväkodin ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Päiväkotiyhdistyksen tuottamissa palveluissa henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Lainmukaisuus tarkoittaa sitä, että henkilötietoja kerätään vain tiettyä laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan sitä, että asiakkaalla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mitä tarkoitusta varten hänen henkilötietojaan käsitellään.

Henkilötietoja voidaan käsitellä Mi Casita ry:n toimessa seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen ja palveluun liittyvä ylläpito ja viestintä
  • Palvelusopimuksen laadinta
  • Asiakaslaskutus
  • Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
  • Varhaiskasvatustoiminnan toteuttaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen
  • Päivähoitoon liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi
  • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
  • Palvelusopimuksen tuoma yhteistyö Helsingin kaupungin ja Kelan kanssa.

 

  1. Rekisterin tietosisältö, tietojen tarkastus ja oikaisu

Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:

  • Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite
  • Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti
  • Hakemustiedot ja palveluntarve
  • Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
  • Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot (ns. päiväkirjat)
  • Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)

 

Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Asiakkailla on halutessaan oikeus pyytää häntä koskeva tieto nähtäväksi. Yhteyshenkilönä on päiväkodin johtaja ja pyyntö tietojen luovuttamisesta tulee antaa kirjallisena.

Päiväkoti Mi Casita ry toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot viiveettä ja viimeistään kuukauden sisällä. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, tai tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, päiväkoti Mi Casita ry voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Toistuvissa, ilmeisen perusteettomissa ja kohtuuttomissa tapauksissa, päiväkoti Mi Casita ry voi kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa rekisterin ylläpitäjä osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Asiakkaalla oikeus pyytää tietoihinsa oikaisua päiväkodin johtajalta, mikäli tiedoissa esiintyy virheitä.

  1. Rekisteritietojen säilyttäminen

Käsittelemme kaikki asiakkaan tiedot luottamuksellisesti ja huolellisesti. Sähköisiltä osiltaan rekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla laitteella. Pääsy sähköiseen aineistoon on vain siihen oikeutetuilla työntekijöillä (käyttäjätunnus ja salasana).

Muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa tai valvotuissa tiloissa. Tiedot säilytetään vain niiden käyttötarpeen mukaisen ajan ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
    Tilitoimisto Aallon Oulu Oy (2944968-8)
  2. Rekisteritietojen luovuttaminen

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Päiväkoti saa luovuttaa tietoja vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella, mikäli huoltaja on allekirjoittamalla lomakkeen antanut siihen luvan. Tietoja voidaan luovuttaa huoltajan suostumuksella terveydenhoitohenkilökunnalle, perusopetuksen opettajille, varhaiskasvatukseen erikoistuneille terapeuteille sekä psykologeille ja erityislastentarhanopettajille.

Kelaan siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, jos palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja/tai Kela vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista.

Tietojen luovutusperuste liittyy lapsen turvallisuuteen, etuun, terveyteen tai kehitykseen liittyvien asioiden niin vaatiessa, mikäli huoltaja on allekirjoittamalla lomakkeen antanut luvan tietojen luovutuksen.

Muille tahoille ei tietoja luovuteta. Emme luovuta asiakastietoja Suomen ulkopuolelle.

  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa
    Kyllä
  2. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä päiväkoti Mi Casita ry:n internet-sivuilla osoitteessa www.micasita.fi. Pidätämme oikeuden muuttaa näitä tietoja.